会议接待的前期工作 江西会议接待

  • 2012-07-15
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1、根据任务,认真细致联系各个协作单位,准确及时做出详细会议方案,列明会议各项费用。

2、签定合作协议。

3、按照协议预定会议地点,安排会议场地,落实会议各项具体工作,尽快完成人员配备和物质准备:

会标   音响   主席台物品摆放、座次   茶具饮品

登记台   签到薄  休息安排  翻译、礼仪及服务员配备

会场清洁   接手纪念品、礼品(发放)  会场布置

礼仪演习彩排   会议文件资料   欢迎标语、接站标牌

核实有无特殊要求或行动不便的客人   餐住车辆

4、联系新闻媒体,协助宣传,招商事宜。

5、邀请客户实地详细考察会议安排。汇报我们所提供食、住、行、游、购、娱等的各个环节,并征求您宝贵的意见。

6、会前一天再次逐项检查:人员、物品、设施设备;各项工作责任落实到人。

会中服务

1、提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作,协调安排会议各个环节。

2、落实欢迎标语,大厅指示牌、迎宾接站到位情况,会议报到登记,发放会议资料。

3、按要求为会议期间的重要客人(VIP)提供特殊照顾、服务(如提供高档豪华专车、娱乐建议等)。

4、按要求安排会议接站要作,指派专车到机场,火车站接,送参会代表,代订返程飞机票,火车票,提供会议期间的用车。

5、按要求为其提供相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等服务。

6、按照要求及会议的具体地需要,提供白板、纸笔、音像设备、投影仪等各种会议设备。

7、会场服务:主席台香巾、饮品服务、果盘、会场贵宾饮品、香槟服务;会场秩序维持服务(清理闲杂人员);清洁服务;会场设备维护;应急情况处理;清理会场(撤会议物品,清理与会人员遗留物并登记,清洁会场;在会议答谢宴会上穿插即兴的文娱活动,为您安排最好的节目与演员、乐手、提升现场气氛。

8、按要求提供会议或会展期间的后勤保障和外围协调服务,保障会议安全顺利进行,代办会展客店用品、土特产品、会议礼品的邮寄、托运。

9、安排代表入住和退房,引导客人就餐,茶歇。

10、安排会议期间或者会议之后的考察活动。

11、及时准确向会议主办方会议负责人员汇报每天情况,诚恳征求意见,尽力接受主办方临时增加服务项目。

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